„Pani ekspertko, my jesteśmy z tym samym biurem od dwunastu lat. Ufamy sobie bezgranicznie”. Kiedy słyszę to zdanie z ust prezesa, w mojej głowie natychmiast zapala się czerwona, policyjna latarnia, w biznesie bezgraniczne zaufanie to najkrótsza droga do ławy oskarżonych przed Urzędem Skarbowym.
Wieloletnia współpraca z biurem rachunkowym daje fałszywe poczucie bezpieczeństwa. Zdejmuje z Ciebie ciężar kontroli. W końcu „oni znają Twoją spółkę na wylot”, prawda? Błąd. Prawda jest taka, że rutyna usypia czujność, a lojalność często staje się zasłoną dymną dla księgowych zaniedbań. Witaj w pułapce lojalności.
Twoja firma ewoluuje. Zwiększasz obroty, wchodzisz na nowe rynki, zatrudniasz nowych ludzi. Prawo podatkowe w Polsce zmienia się z prędkością karabinu maszynowego – Polski Ład, dyrektywy unijne, KSeF. Tymczasem Twoja księgowość od lat działa na autopilocie.
Co się dzieje w takich warunkach? Powstają martwe pola. To te obszary Twoich finansów, do których nikt nie zagląda, bo „zawsze robiliśmy to w ten sposób”. Problem polega na tym, że podczas kontroli podatkowej argument „zawsze tak robiliśmy” nie jest linią obrony. To przyznanie się do winy.
Księgowa, która obsługuje Cię od dekady, często przestaje zadawać trudne pytania. Przestaje analizować Twoje umowy pod kątem nowych ryzyk. Wpada w rutynę, a rutyna w księgowości to cichy zabójca rentowności i bezpieczeństwa Twojej spółki.
Jako Księgowa na Tropie codziennie otwieram akta firm, które ufały swoim księgowym. Oto najczęstsze ślady zaniedbań, na które natrafiam w trakcie dochodzenia:
W bilansie Twojej spółki widnieją konta rozrachunkowe, których nikt nie czyścił od lat. Zamrożona gotówka, nierozliczeni pracownicy, wirtualne pożyczki. Biuro rachunkowe po prostu przepisuje te kwoty z roku na rok. Kiedy przyjdzie kontrola z Urzędu Skarbowego, te nierozliczone salda mogą zostać potraktowane jako Twój nieujawniony przychód. Z odsetkami.
Twoje biuro nie dzwoni do Ciebie z propozycją wdrożenia ulgi B+R, IP Box czy estońskiego CIT-u. Dlaczego? Bo to wymagałoby od nich wyjścia poza strefę komfortu, przeanalizowania nowych przepisów i zmiany schematów księgowych. Lojalność kosztuje Cię w tym momencie dziesiątki, jeśli nie setki tysięcy złotych nadpłaconego podatku.
„Przecież to powiązania między naszymi własnymi spółkami, nikt tego nie sprawdza” – słyszałeś to? To jeden z najbardziej niebezpiecznych mitów. Urząd Skarbowy ma dziś potężne narzędzia analityczne. Brak aktualnej dokumentacji cen transferowych to włożenie inspektorom dowodów prosto do rąk i zaproszenie do nałożenia sankcyjnych stawek podatku.
Dlaczego więc prezesi nie reagują? Bo cierpią na finansowy syndrom sztokholmski. Boją się zmiany. Zmiana biura wydaje się procesem żmudnym, bolesnym i ryzykownym. „Lepszy diabeł znany niż nieznany” – myślisz, przeglądając kolejne niezrozumiałe zestawienie, które dostałeś z dwutygodniowym opóźnieniem.
Tymczasem brak kontroli nad własnymi księgami to oddanie sterów firmy w ręce osób, które nie ponoszą ostatecznego ryzyka. Pamiętaj: w przypadku błędu, biuro rachunkowe odpowiada tylko do wysokości swojej polisy OC (o ile w ogóle uda Ci się udowodnić im winę w sądzie). Ty, jako członek zarządu, odpowiadasz całym swoim majątkiem (art. 299 KSH oraz art. 116 Ordynacji podatkowej).
Nie namawiam Cię do natychmiastowego zrywania wieloletnich umów i wyrzucania akt przez okno. Namawiam Cię do zachowania zdrowego rozsądku i ostrożności detektywa. Ufaj, ale weryfikuj.
Wieloletnia współpraca nie zwalnia Cię z obowiązku audytu. Niezależne spojrzenie z zewnątrz to jak badanie alkomatem kierowcy, który twierdzi, że jest absolutnie trzeźwy. Dopiero wynik na skali pokazuje prawdę. Prześwietlenie ksiąg ujawnia luki, zanim zrobią to organy podatkowe, chroniąc Ciebie przed konsekwencjami karnoskarbowymi.
Zanim rutyna i lojalność doprowadzą Twoją spółkę do finansowej katastrofy, zleć audyt zewnętrzny. Księgowa na Tropie weźmie Twoje księgi pod lupę. Przeprowadzę dyskretne, ale bezlitosne dochodzenie w Twoich finansach. Wykryję martwe pola, zabezpieczę ślady i wskażę, gdzie uciekają Twoje pieniądze. Skontaktuj się ze mną, zanim w Twoich drzwiach staną inspektorzy. Lepiej, żebym to ja znalazła błędy w Twoich aktach, niż zrobił to Urząd Skarbowy.