Siedzisz w swoim prezesowskim gabinecie, patrzysz na rosnące słupki przychodów i z zadowoleniem myślisz, że Twoja jedna, zaufana księgowa wciąż w pojedynkę panuje nad całym finansowym chaosem. Błąd. To najczęstsze, i zarazem najbardziej niebezpieczne, martwe pole, jakie znajduję w aktach spraw firm tracących płynność. Przez lata mojej pracy jako finansowy detektyw naoglądałam się zbyt wielu „zbrodni doskonałych” na firmowych budżetach, wynikających wyłącznie z rażących braków kadrowych. Księgowość to nie piwniczne archiwum, to Twoje centrum dowodzenia. Ile osób powinno tworzyć zespół księgowy, by firma była bezpieczna? Zbadajmy te dowody krok po kroku.
Spis treści:
Wielu właścicieli spółek pyta mnie z niedowierzaniem: „Pani detektyw, ilu klientów ma księgowy prowadzący jednoosobową działalność?! Skoro on ogarnia 30 firm, to moja etatowa księgowa na pewno poradzi sobie z całą naszą spółką!”. To niebezpieczna iluzja. Jednoosobowe biura często prowadzą uproszczone księgowości (KPiR) dla mikrofirm. Prowadzenie pełnych ksiąg w spółce z o.o. to zupełnie inna liga.
Główny księgowy opowiada, jak wygląda praca w finansach najczęściej dopiero na… sali sądowej, kiedy musi tłumaczyć się z błędów wynikających ze skrajnego przepracowania. Jeśli obarczysz jedną osobę podatkami, kadrami, windykacją, audytem i analizą zarządczą, prosisz się o katastrofę. Zacierasz ślady i tworzysz idealne środowisko do defraudacji lub kosztownych pomyłek. Więcej o tym, za co faktycznie powinna odpowiadać jedna osoba, omawiałam w aktach sprawy: Czym Powinna Zajmować Się Księgowa? Dekodowanie Obowiązków.
Dobrze skonstruowany zespół księgowych to Twoja najtwardsza tarcza. Od czego zależy to, ilu funkcjonariuszy finansowych powinieneś zatrudnić?
Po pierwsze – Zasada podwójnej weryfikacji (Segregation of Duties). W każdym poważnym dochodzeniu potrzebny jest drugi oficer. Osoba, która wprowadza faktury kosztowe i przygotowuje paczki przelewów, pod żadnym pozorem nie powinna mieć uprawnień do ich ostatecznej autoryzacji w banku. Potrzebujesz co najmniej dwóch osób w dziale finansowym, by uniknąć wewnętrznych oszustw.
Po drugie – Stopień skomplikowania transakcji. Jeśli Twoja spółka prowadzi szeroki import, eksport, operuje magazynami i rozlicza skomplikowane ulgi, jedna osoba utonie w papierach. Twój biznes zacznie krwawić w ciszy. Szczegółowo o tym, jak budować odpowiednie struktury obronne.
Spotykam się z tym alibi nieustannie. Prezesi pytają: „A biura rachunkowe, księgowi - czy można korzystać z kilku naraz, żeby zoptymalizować koszty?”. Z prawnego punktu widzenia – absolutnie tak. Możesz wydelegować trudne kadry i płace do jednego wyspecjalizowanego biura, a rozliczenia podatkowe do drugiego.
Ale uwaga na pułapkę! Rozmycie odpowiedzialności to raj dla chaosu. Jeśli korzystasz z kilku zewnętrznych podmiotów, kto w Twojej firmie spina obraz całości? Kto łączy tropy? Bez Głównego Księgowego lub Dyrektora Finansowego na pokładzie, który nadzoruje te zewnętrzne jednostki z pozycji autorytetu, prowadzisz firmę po omacku. Ryzykujesz utratę kontroli nad płynnością, a winnych ewentualnych braków nigdy nie znajdziesz.
Kiedy kończy się zabawa, a zaczyna prawdziwa procedura operacyjna? Próg wyznacza prawo. Ile wynosi limit obrotu do ksiąg handlowych? Obecnie jest to 2 000 000 euro netto. Jeśli Twoja firma przebija ten sufit (lub rośnie na tyle szybko, by zaraz to zrobić), zasady gry drastycznie się zmieniają.
Nie czekaj, aż urząd skarbowy zapuka z kontrolą i zabezpieczy Twoje komputery. Jeżeli generujesz tysiące dokumentów miesięcznie i prowadzisz rozbudowane stany magazynowe (o czym alarmowałam już tu: Księgowość to nie klepanie faktur. Twój biznes krwawi w ciszy!), jednoosobowy dział to czysty sabotaż.
Twoja struktura w rozwijającej się spółce z o.o. powinna uwzględniać:
Zanim z poczuciem ulgi zamkniesz te akta, przeprowadź błyskawiczne śledztwo w swojej własnej firmie. Bądź ze sobą brutalnie szczery i odpowiedz na te trzy pytania:
Jeśli na którekolwiek z tych pytań odpowiedź brzmi "nie", Twój obecny model zarządzania finansami jest dziurawy jak rzeszoto i codziennie naraża Cię na potężne straty operacyjne.